为规范学生档案管理，确保学生个人档案的完整性，根据教育部和国家档案局《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）第三章相关要求，校区将根据校本部研究生院相关工作时间节点，组织2023级在籍新生研究生（不含来华留学生）填报《研究生入学登记表》，该登记表将会存入学生个人档案，通知如下：

一、办理范围

2023级全体在籍在校区的硕士研究生（指有学籍的，且学院关系在校区的国内研究生，包含全日制和非全日制）。

研一阶段在校本部分段培养的研究生按本部通知办理。

二、办理时间

学生提交：2024年4月1日-4月12日。

学院审核：2024年4月12日-5月7日。

三、办理流程

1.学生本人登录学校e服务系统（校本部网站首页最下方-快速通道-e服务，或直接点击https://eserv.cup.edu.cn/），搜索“研究生入学登记表”，点击进入，认真核对《研究生入学登记表》内所有相关信息并补充完善，确认无误后点击提交学院审核。

2.各学院应审核学生提交的《研究生入学登记表》表格所有内容无缺项、照片清晰、签字完整。

3.学院审核通过后一式三份双面彩色打印（带红章）。

四、材料归档

各学院以学院为单位于 5月10日前将整理好的《研究生入学登记表》一份交至学生工作与安全保卫部档案室（将存入学生个人档案），一份交至校区档案馆，一份留存学院存档。入学登记表按照学号顺序排列，并附入学登记表目录（附件1），入学登记表目录内学生顺序应与登记表排序一一对应。

    各学院向学生工作与安全保卫部档案室和校区档案馆送交材料的时间和具体事宜由各院与学生工作与安全保卫部档案室（高老师，3055）和校区档案馆（姜老师，3085）商定。

移交校区档案馆入学登记表整理要求：

1. 将研究生入学登记表以班级为单位分开放置。

2. 每个班级入学登记表须按照学号顺序排列，并附纸质入学登记表目录（附件1），入学登记表目录内学生顺序应与入学登记表排序一致。

入学登记表目录须包括序号、学号、姓名、学习形式、学习阶段、学院、专业、学制、培养方式、录取类别等基本信息列，由辅导员签字并加盖学院公章。

3. 每个班级入学登记表须附纸质版《卷内备考表》（附件2）一张，其中立卷人、检查人及时间需要填写，立卷人为整理及归档人，检查人为辅导员。

4. 电子版新生入学登记表应与相应纸质材料的内容及排序一致，具体要求如下：

l 电子版入学登记表须在移交归档材料前上传至档案管理系统。其中，案卷题名为“XX学院20XX级XX专业XX班研究生入学登记表”，电子版入学登记表上传至相应的案卷下，1张入学登记表为1件。

l 系统中每位学生的电子版入学登记表以其学号命名。

l 电子版材料须内容清晰、完整。若为扫描件，分辨率应大于等于200DPI，要求PDF格式；若是从系统导出的材料，保存为PDF格式，按上述要求整理上传至档案管理系统即可。

l 档案管理系统的相关操作可咨询档案室工作人员（姜老师，3085）。

5. 档案移交前须经该单位兼职档案员检查，无误后，移交人从档案管理系统打印移交目录，在移交单位经手人处签字并加盖学院公章，一式两份，向档案室移交。

6. 交接档案时，移交人须与档案室工作人员对移交档案进行核对清点，无误后档案室在移交目录签字盖章。

五、注意事项

1. 所有填写的信息均为截至入学时间2023年 8月21日的实际信息，要如实、认真填写；表内所列项目如无此项情况，应写“无”。常见情况：张三在入学后的9月、10月更改导师，此处应填写初始导师信息。

2. 入学时的姓名、性别、民族、身份证号、录取类别、导师、专业名称、研究方向等信息为研究生招录信息，在入学登记表中原则上禁止修改，如确实有误，请学院核实后于 4月12日前统一反馈研究生部（翟老师，3733）勘误相关信息。籍贯、前置学历信息等，为学生本人通过全国研究生招生系统填报并确认的信息，原则上禁止变更，以保证数据的出入口一致。

3.请各学院务必督促学生按要求填写表格，核对无误后提交学院审核，经学院审核通过后不可修改。

附件：1. 目录模版：XX学院入学登记表目录

2. 卷内备考表

研究生部   

2024年4月8日